Datenschutzhinweis für Studierende und Studieninteressierte

Datenschutz ist für die Katholische Stiftungshochschule München (KSH) ein großes Anliegen und ihre gesetzliche Verpflichtung. Um die Sicherheit persönlicher Daten angemessen bei der Übertragung zu schützen, verwendet die KSH München, orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z.B. SSL/TLS) und gesicherte technische Systeme.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Katholische Stiftungshochschule München
Preysingstraße 95
81667 München
Tel: +49 89 48092–900
E-Mail: info.muc@ksh-m.de

Hochschule für angewandte Wissenschaften der Kirchlichen Stiftung des öffentlichen Rechts
"Katholische Bildungsstätten für Sozialberufe in Bayern"
Schrammerstraße 3
80333 München
vertreten durch den Vorsitzenden/die Vorsitzende des Stiftungsvorstands

 

Name und Kontaktdaten des Betrieblichen Datenschutzbeauftragten

ISD - Institut für Service-Dienstleistungen
Herr Oliver Fischer (Geschäftsführung)
Kunissastraße 19a
86911 Dießen am Ammersee
Tel: +49 8807 94 92-365
E-Mail: datenschutz@institut-service.de

 

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zwecke

Die Katholische Stiftungshochschule München (KSH München) nutzt die erhobenen persönlichen Daten, um die Studienplatzbewerbung sowie das an eine erfolgreiche Studienplatzbewerbung anschließende Immatrikulationsverfahren im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu bearbeiten. Bei einer Immatrikulation an der KSH München werden persönliche Daten im weiteren Verlauf für die Studierenden- und Prüfungsverwaltung, zur Unterstützung für die Bearbeitung von internationalen Angelegenheiten wie Auslandssemester, für Stipendienangelegenheiten, als Grundlage für die Talentförderung oder für die Evaluation von Wirksamkeit von Lehrmethoden und -Maßnahmen verarbeitet.

Bewerbungs- und Immatrikulationsverfahren

Im Bewerbungsverfahren werden persönliche Daten ausschließlich für den Kontakt und die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens eingesetzt. Nach erfolgreicher Studienplatzbewerbung werden die überlassenen Daten für das anschließende Immatrikulationsverfahren im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben verarbeitet.

Verwaltung von Systemzugängen

Die KSH München nutzt die überlassenen Daten um Systemzugänge (Netzwerk, Online-Portale, Lernplattformen, Bibliotheksnutzung, Raumnutzungen) zu steuern und zu verwalten.

Studierenden- und Prüfungsverwaltung

In der Studierenden- und Prüfungsverwaltung werden die Daten für den Kontakt, fürs Antragsmanagement (Beurlaubungen, Fristen, Anerkennung etc.) sowie für die Praktikums-, Gebühren- und Prüfungsverwaltung im Rahmen der rechtlichen Vorgaben genutzt.

Stipendienangelegenheiten/ Studierendenaustausch

Im Rahmen der Stipendienangelegenheiten erfasst die KSH über die Hochschule abzuwickelnde Stipendienanträge (z.B. Deutschlandstipendium) und nutzt die vorhandenen Daten für die zielgerichtete Information über Stipendienprogramme, die Talentförderung und die Vergabe von Preisen an Studierende und Absolvent:innen. In einigen externen Förderprogrammen haben die Hochschulen ein Vorschlagsrecht zu nach den jeweiligen Kriterien geeigneten Studierenden. Dazu gehören ggf. arithmetische Prüfungsnotenschnitte aus Academy 5. Die KSH ermittelt in den Systemen die Studierenden, die die Kriterien der Förderprogramme am besten erfüllen; ein Vorschlag mit der Übermittlung persönlicher Daten an externe Stipendiengebende erfolgt nur mit einer Einwilligung.

Bewerber:innen und immatrikulierte Studierende erhalten von der KSH jeweils passwortgeschützte Systemzugänge für die digitale Erledigung von Bewerbungen sowie Anträgen und Verfahren im Academy 5-Portal für Bewerber:innen und Studierende: Die Hochschule protokolliert die Zugriffe und Aktivitäten, um jederzeit die Rechtmäßigkeit der Zugriffe nachvollziehen und die Aktivitäten nachweisen zu können. Darüber hinaus erfolgt keine Nutzung der Protokolldaten.

Alumni

Nach Studienabschluss werden die Daten der Studierenden für Absolventen- und Alumniansprache verwendet. Die Absolvent*innen können die Einwilligung jederzeit widerrufen.

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Studienbewerbung, Immatrikulation, Beurlaubung, Rückmeldung und Exmatrikulation ist Art. §6 Abs. 1f KDG,  Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e i.V.m. Abs. 3 Buchstabe b DSGVO i. V. m. Art. 87 Bayerisches Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG), dem Bayerischen Hochschulzulassungsgesetz (BayHZG) und der Immatrikulations-, Rückmelde-, Beurlaubungs-, und Exmatrikulationssatzung der KSH München in seiner neuesten Fassung sowie das Hochschulstatistikgesetz (HStatG). Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung der Hochschule durch das BayHIG übertragen öffentlichen Aufgaben. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. § 6 Abs. 1f KDG, Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 3 Buchst. b DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 2 BayHIG.

Die Speicherung von privaten E-Mail-Adressen sowie der privaten Telefonkontaktdaten erfolgt auf Grundlage von Art. § 6 Abs. 1f  KDG, Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 3 Buchst. b DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG: Die privaten Kontaktdaten ermöglichen den Betroffenen und der Hochschule in Eilfällen wie Prüfungsterminierungen, Abstimmungen zu Anträgen und Entscheidungen u. ä. eine effiziente Abwicklung, wie sie erfahrungsgemäß über die KSH -E-Mail-Accounts nicht möglich ist. Die Datenverarbeitung ist daher für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die dem Verantwortlichen oder der Verantwortlichen übertragen wurde. Da private Kontaktdaten lediglich intern genutzt, intern nur an berechtigte Serviceeinheiten und extern nicht weitergeben werden, stehen dem nicht Interessen an Wahrung der Privatsphäre und Schutz der persönlichen Daten überwiegend entgegen.

Empfänger:innen oder Kategorien von Empfänger:innen der personenbezogenen Daten

Die KSH gibt Daten nur auf der Grundlage gesetzlicher Ermächtigungen oder mit vorliegendem Einverständnis weiter: Darüber hinaus erfolgt keine Datenweitergabe.

Sofern Studiengänge am bundesweiten Zulassungsabgleich, dem sogenannten dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV), teilnehmen, werden Bewerbungsdaten an die für das DoSV zuständige Stiftung für Hochschulzulassung (siehe www.hochschulstart.de) für den bundesweiten Bewerbungs- und Zulassungsabgleich übermittelt und mit den dort hinterlegten Daten abgeglichen (Rechtsgrundlage § 2 Abs. 1 und Abs. 4 Bayerische Hochschulzulassungsverordnung).

Im Rahmen der Zulassung und des Studienverlaufs erfolgt ein Abgleich persönlicher Daten mit der Krankenkasse (Rechtsgrundlage: § 199a SGB V) sowie ggfs. eine Datenübermittlung an das Studentenwerk München im Zusammenhang mit dort gestellten BAföG-Anträgen (Rechtsgrundlage §§ 47 / 48 Bundesausbildungsförderungsgesetz – BAföG).

Das Bibliothekssystem der KSH München wird am Leibniz Rechenzentrum, einem Institut der Bayerischen Akademie der Wissenschaften, gehostet. Die technische Betreuung erfolgt durch die Verbundzentrale der Bayerischen Staatsbibliothek und über die Bibliothek der KSH München.

Die Hochschule hat in vielen Stipendienprogrammen ein Vorschlagsrecht für mögliche Kandidat:innen unter den Studierenden: Kontakt- und Leistungsdaten gibt die Hochschule stets nur mit Einwilligung der Betroffenen weiter. Eine Datenweitergabe auch ohne Kenntnis ist zulässig auf der Grundlage des Art. 27 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) zur Vorbereitung und Durchführung staatlicher oder kommunaler Auszeichnungen oder Ehrungen.

Die KSH München betreibt Academy 5 als Prüfungs-, Immatrikulations- und Studierendenverwaltungssoftware. Die Systeme, einschließlich der Online-Portale, werden zentral innerhalb der EU (Deutschland und Irland) gehostet und von der Simovative GmbH administriert. Für die zentrale Administration und den Second-Level-Support der Onlinedienste ist die Simovative GmbH zuständig. Die dortigen Ansprechpartner sind unter info@simovative.com erreichbar.

 

Geplante Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Bewerber:innendaten werden ausschließlich zur Bearbeitung von Bewerbungen genutzt. Waren Bewerbungen nicht erfolgreich, werden diese Daten sechs Monate nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht (§ 19 KDG, Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im Fall der Archivwürdigkeit erfolgt die Löschung erst, nachdem die Daten dem Archiv angeboten wurden (§ 54 KDG, Art. 89 DSGVO iVm Art. 26 Abs. 6 BayDSG n.F.)

Von immatrikulierten Studierenden speichert die KSH München die persönlichen Daten für die Dauer des Studiums nach den gesetzlichen Vorgaben:

• Anträge und sonstiger Schriftverkehr wird für die Dauer des Studiums und für sechs Monate darüber hinaus gespeichert, um den Studienverlauf nachvollziehen und ggfs. entsprechende Bescheinigungen etc. ausstellen zu können.
• Prüfungsunterlagen sind nach § 12 der Rahmenstudienordnung für die Fachhochschulen in Bayern (RaPO) für zwei Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Ergebnis der jeweiligen Modulprüfung mitgeteilt wurde. Prüfungsunterlagen, die Gegenstand eines Widerspruchs- oder Klageverfahrens sind, werden davon abweichend bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens gespeichert.
• Eine reduzierte Prüfungsakte wird für die Dauer von 50 Jahren gespeichert mit Informationen über die Immatrikulationsdauer, die Prüfungsergebnisse, die Exmatrikulation und die Verleihung des akademischen Grades. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem exmatrikuliert wurde.
• Persönliche Daten, die Finanztransaktionen betreffen (Studentenwerksbeiträge, Studiengebühren in den berufsbegleitenden Bachelor- und Masterstudiengängen) werden auf der Grundlage des Haushalt- und Steuerrechts für die Dauer von zehn Jahren gespeichert.
• Daten in den Bibliothekssystemen werden gelöscht nach erfolgter Exmatrikulation. Sollte ein Konto noch mit Ausleihen oder Gebühren belastet sein, werden Daten bis zur Bereinigung des Kontos aufgehoben und unmittelbar danach gelöscht.

Bereitstellungspflicht der personenbezogenen Daten und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

Gemäß Art. 87 Absatz 2 Bayerisches Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG) sind Studierende zur Angabe aller persönlichen Daten mit Relevanz für die Abwicklung ihrer Bewerbung und ihres Studiums verpflichtet. Sollten abgefragte, entscheidungsrelevante Daten nicht angegeben worden sein, können darauf beruhende Ansprüche (z.B. auf Zulassung zum Studium, Immatrikulation, Prüfung, Beurlaubung, Fristverlängerungen und Zugänge etc.) verloren gehen.

 

Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Im Bereich der Talentförderung an der KSH München, für Stipendienvorschläge (s.o.) und für Informationen über Stellenangebote für wissenschaftliche Mitarbeiter:innen wertet die KSH die Daten der Studierenden nach den jeweiligen Kriterienkatalogen für Stellen, Stipendien und Talentförderung aus. Auf dieser Grundlage wird ggfs. entsprechend informiert, ggfs. zur Antragstellung aufgefordert bzw. direkt von der Hochschule angesprochen. Unabhängig davon stehen die grundsätzlichen Informationen für die Talentförderung, Stipendienprogramme und ausgeschriebenen Stellen auf den üblichen Portalen für alle Studierenden zur Verfügung.

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen folgende Rechte zu:

• Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so haben Betroffene das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten
  (§17 KDG,  Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht ein Recht auf Berichtigung zu (§ 18 KDG, Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen
  (§§ 19, 20 KDG, Art. 17, 18 DSGVO).
• Wenn in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde oder wenn ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Betroffenen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (§ 22 KDG, Art. 20 DSGVO).
• Betroffene haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (§ 8 KDG, Art. 7 DSGVO).
• Betroffenen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling besteht
  (§ 24 KDG, Art. 22 DSGVO).
• Betroffene haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des § 6 Abs. 1f, g KDG, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt (§ 23 Abs. 1 KDG, Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.

 

Kontaktdaten der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde:

 

Gemeinsame Datenschutzaufsicht der Bayerischen (Erz-) Diözesen

Kapellenstr. 4

80333 München

 

Tel: 089 2137 1796

Fax: 089 2137 27 1796

E-Mail: JJoachimski@eomuc.de  

Homepage: https://www.erzbistum-muenchen.de/ordinariat/datenschutzstelle   

 

 

Sonstiges zu unserer Datenschutzerklärung

Die KSH München behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch der Webseiten gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Bei Fragen zum Thema Datenschutz schreiben Sie bitte eine E-Mail an:
info.muc@ksh-m.de
oder wenden Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten:

ISD - Institut für Service-Dienstleistungen 

Herr Oliver Fischer, Geschäftsführung

Kunissastraße 19a 

86911 Dießen am Ammersee 

Tel: +49 8807 94 92-365

E-Mail: datenschutz@institut-service.de

 

Studierendendatenverwaltung

 

Die KSH München nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Daher handeln wir bei der Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe von personenbezogenen Daten streng nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bayerische Datenschutzgesetz (BayDSG) bestimmen, dass personenbezogene Daten erhoben werden dürfen, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der erhebenden Stelle liegenden Aufgaben erforderlich ist. Von der KSH München werden unter anderem im Zuge der Online-Bewerbung und Online-Einschreibung die im Rahmen des Vollzugs der Verordnung über die Hochschulzulassung benötigten personenbezogenen Daten gemäß Art. 87 Abs. 2 des Bayerischen Hochschulinnovationsgesetzes erhoben, wobei die als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder zwingend von den Bewerbern und Bewerberinnen ausgefüllt werden müssen, um eingeschrieben werden zu können. Im Übrigen handelt es sich um freiwillige Angaben Die Nichtangabe von freiwilligen Daten führt zu keinem Nachteil bei der Bewerbung oder Einschreibung. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Online-Bewerbung oder Online-Einschreibung erfolgt nur in dem Umfang, wie es für die Einschreibung erforderlich ist und unter Beachtung der geltenden Bestimmungen. Mit der Abgabe der Einwilligungserklärung wird auch die Verarbeitung der freiwilligen Daten anerkannt. Das Gleiche gilt entsprechend für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der an der KSH München geführten Verzeichnisdienste.

Den Betroffenen stehen die Rechte nach Art. 15 ff. DSGVO, § 17 KDG und Art. 16 ff. DSGVO, § 18 KDG gegenüber der KSH München zu. Nähere Hinweise dazu finden sich in den Datenschutzhinweisen auf der zentralen Homepage der Hochschule.

Die erhobenen Daten werden ausschließlich für administrative Zwecke in Systemen der KSH München verwendet und nur soweit hierfür erforderlich und entsprechend den Vorgaben der DSGVO und des Bayerischen Datenschutzgesetzes weitergegeben. Dies gilt insbesondere für die Weitergabe an das Leibniz-Rechenzentrum (LRZ). Wir versichern, dass alle erhobenen Daten streng vertraulich behandelt werden. Die Datenübermittlung erfolgt verschlüsselt. Die Verfahren, mit denen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten automatisiert erfolgt, wurden durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten der KSH München bereits unter der Geltung des bisherigen Bayerischen Datenschutzgesetzes datenschutzrechtlich freigegeben. Zur Sicherheit der Daten wurden gemäß dem Stand der Technik die entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen.